展示会は企業や商品をより多くの人に知ってもらい、顧客を獲得するための効果的なマーケティング施策です。
しかし、出展準備は思った以上にやることが多く、展示会の成功は準備にかかっていると言っても過言ではありません。
今回は、出展準備の最大の「山場」とも言える前日・当日にやるべきことを、詳しくご紹介したいと思います。

展示会出展の山場！前日と当日にやるべきこと

展示会の準備は、出展する展示会を検討するところから始まり、早ければ約1年前からスタートします。
スケジュールを用意して計画的に準備するのが基本ですが、トラブルなどで思うように準備が進まないことも起こり得ます。
ここからは、展示会出展準備の大まかな流れと、展示会前日・当日にやるべきことを見ていきましょう。

展示会出展の大まかな流れ

出展申し込みをしたら、大まかなスケジュールを立てて準備を進めます。
3ヶ月前までにブースのレイアウト作成、展示品や什器等の手配、マーケティングやプロモーションの計画を行っておきましょう。
1ヶ月前までに既存顧客への周知、印刷物の発注、ブースで使う備品や装飾の手配、説明内容の確認、リハーサルなどを行っておくと安心です。
スケジュール通りに準備が進まない場合もあるので、チェックリストを用意して早めの準備を心がけましょう。

展示会前日にやるべきこと

イベント当日の朝にバタバタしないよう、前日までにできることはやっておきたいもの。
準備を万端にし、展示会の開始とともにブース来場者への対応に集中できる体制を整えておきましょう。

多くの場合、前日に出展ブースの設営を行います。
展示品の搬入を行い、ある程度設営が進んだ段階で少し離れた場所からブースを見渡してみましょう。
パネルの文字は読みやすいか、商品・サービスは見やすい場所にあるか、入りやすいブースになっているか来場者目線で確認し、気になる点があれば修正しておきます。
展示会当日ではトラブルがあった際の対応が難しいため、機材のテストも前日までに済ませておきましょう。
きれいな状態で当日を迎えられるよう、全ての作業が終わった後に簡単に掃除を行っておくと安心です。

展示会当日にやるべきこと

前日までにしっかり準備を終わらせておけば、当日は接客に専念することができます。
当日の朝は開場の1時間前には現地入りし、1日の流れやスタッフの配置を確認しておきます。
多くの人が出入りするブースは埃がたまりがちです。
開場前にもう一度掃除し、清潔感あるブースで来場者をお迎えしましょう。
展示会終了後は、その日のうちに来場者の名刺を大まかに仕分けしておくと、その後の営業活動をスムーズに行えます。