展示会の主催について、費用の概算はご存じですか？
展示会に出展したことがある方や、来場者として参加したことがある方でも、主催するための費用は見当がつかない……という認識の方がほとんどなのではないでしょうか。

今回の記事では、展示会の主催にかかる費用や加入できる保険をはじめ、合同展示会という開催方法についてもご紹介します。

展示会主催の費用・保険とは。合同展示会という開催方法もある

展示会を主催する際には、さまざまな経費だけでなく、独自の保険なども存在しています。
また、合同展示会という開催方法も存在します。
これらの費用について詳しく見ていきましょう。

展示会の開催に必要な費用とは？

展示会の開催にかかる費用には、以下のような経費が考えられます。

・開催する展示ホールの利用料金
・現場運営スタッフの雇用
・展示会場の設営費
・マーケティング費
・サイト企画、更新運用費

展示ホールの利用料金は、展示会の会場によって大きく異なります。
一例として、年間を通して展示会が数多く開催されている東京ビッグサイトで東1ホールを1日（0:00〜24:00）借りた場合、利用料金は361万9千円（2022年9月現在）となります。
展示会のブース設営・撤収などの作業日も考えて、開催日の前後1〜2日も会場を利用する想定で予算を組むとよいでしょう。

東京ビッグサイトなどの大規模会場は数が限られており、また人気のある時期は早くから予約が埋まってしまうことが多く、突発的な展示会の開催は難しい傾向にあります。

知名度が低い会場の方が比較的借りやすく会場費も抑えられますが、BtoBの側面が強い展示会の場合は「イベント自体が信頼度に欠ける」と判断されるおそれもあるので注意が必要です。

出展者・来場者ともに動員数を伸ばすためにはアクセス良好な会場を選ぶのもポイントですが、駅から近い会場は利用料金も高額なため、予算やその他の経費とのバランスを考えて選択しましょう。

主催者向けの総合サポートをおこなっているコンサルティング会社も存在するため、開催に向けてどこから手をつけてよいか分からない場合は、予算と相談して利用してみるのも選択肢の一つです。

加入しておくと安心！主催者用の保険

展示会やイベント開催の際に事故などが発生した場合、その損害を補償する保険があります。
展示会の主催者にとって有益な保険には以下のようなものがあります。

・施設賠償責任保険
・請負賠償責任保険
・普通損害賠償保険
・興行中止保険

保険がカバーできる保証内容は保険会社の規定によって異なる場合があるため、加入を検討する際に、契約予定の保険会社に詳細を確認しておくと良いでしょう。
自社の損害の心配だけでなく、参加企業・設営企業・来場者など、展示会に携わる人々の全員が安全に参加できるように配慮をおこなうことが展示会の成功につながります。

合同展示会なら大規模開催も検討可能

展示会の主催は、必ずしも一社のみでおこなう必要はありません。複数の企業が協力しておこなう「合同展示会」という形態も選択可能です。

開催方針や規模、コンセプトなども話し合って決める必要性も出てくる場合がありますが、自社のみの単独主催よりも予算額や集客力を増強できます。
予算の増額により、大規模開催も視野に入れられる点は大きなメリットと言えるでしょう。

業界内で懇意にしている企業が複数ある場合や、ぜひ協力して展示会を開催したいと考えている企業がある場合は、合同展示会という選択肢も前向きに検討してみてはいかがでしょうか。