展示会は企業や商品の認知度を高め、新たな顧客を獲得するために有効なマーケティング施策ですが、展示会の出展準備には予想以上に時間やコストがかかります。
展示会の出展を成功させるには、綿密なスケジュール管理と出展準備が大切です。
今回は、展示会成功のためにどういったスケジュールで出展準備を進めれば良いのか、当日までの流れをご紹介したいと思います。

展示会成功のための出展準備とスケジュール

展示会の出展準備は、「企業や商品の認知度の向上」、「新規顧客の獲得」など、出展の目的を決めるところからスタートします。
合わせて「◯人と名刺交換する」、「◯件の新規商談を獲得する」など、その目的達成の基準となる目安も決めておくと良いでしょう。

展示会出展の大まかなスケジュール

出展の目的が決まったら、大まかなスケジュールを立てて準備を進めていきましょう。
まずは自社の業種に合致する展示会を探し、出展申し込みをします。
次に、3ヶ月前までにブースの位置やレイアウト作成、展示品や什器等の手配、スタッフの配置、マーケティングやプロモーションの計画を立てましょう。
日程が近づいてきたら既存顧客への周知、備品などブースで使うものの手配、当日の流れの確認、リハーサルなど細かな調整を行います。
展示会当日が近づくと、ミスやトラブルなどで思うように準備が進まない場合もあるので、漏れがないようチェックをしながら、早め早めの準備を心がけるのがポイントです。

3ヶ月前までにやるべきこと

展示ブースのレイアウト設計や什器の手配、カタログやチラシ、名刺などの印刷物やノベルティの手配など、外部への発注が必要なものは、この時期までに業者に依頼しておきましょう。
万が一印刷ミスや手配ミスがあった場合でも、この時期であれば修正可能なので安心です。

3ヶ月前〜当日までにやるべきこと

当日まで残り3ヶ月を切ったら、細かな準備に加えて集客にも力を入れましょう。
招待状の発送やメールの送信、既存顧客への周知のほか、自社ホームページやSNSでの出展告知など、当日の集客につながる取り組みを行っておきましょう。
展示会当日の朝までに全ての準備を終わらせておくと、イベント当日はブース来場者への対応に集中できます。
1日の流れや必要なものが揃っているかを確認し、展示会に備えましょう。
また、展示会終了後の来場者へのお礼メールなど、フォローアップや次のアプローチの段取りを決めておくとその後の営業活動もスムーズです。