展示会は企業や商品を多くの来場者に知ってもらい、新規顧客を獲得するための絶好の機会です。
しかし、展示会の出展には思っている以上に用意しなければならないものが多く、準備が煩雑になりやすい面もあります。
今回は、什器や備品のレンタルを活用することで、煩雑になりがちな展示会の出展準備にかかる業務負担を軽減する方法について見ていきたいと思います。

什器や備品のレンタルを活用しよう

展示会に出展するためには、カタログやチラシなどの印刷物、ノベルティのほか、動画を流すためのディスプレイ、棚、机、椅子など様々な什器や備品を準備する必要があります。
このうちディスプレイや棚、机、椅子などはレンタルサービスを活用することで、それにかかる手間や負担を軽減することが可能になります。

什器や備品をレンタルする方法

展示会で必要な什器や備品は、幅広いラインナップが揃っている展示会やイベント専門のレンタルサービスを利用するのがおすすめです。
中には設置・撤去だけでなく、設営やカスタムまで行っているサービスもあるので、ぜひ比較検討してみてください。
レンタルにはレンタル料金以外に運搬費、設営・撤去料金、キャンセル料などの費用がかかる場合があるので、契約前に確認しましょう。
また、レンタル期間が3日間となっている場合、到着日と返却日がその期間に含まれているかどうか注意が必要です。

レンタルを利用するメリット

展示会で使用する什器や備品の中には自社ですでに保有しているものもあるかもしれませんが、レンタルを活用することで、個数の管理や梱包、発送、現地での受け取りなどの手間や負担を減らすことができます。
また、配送中の破損などの事故や、届かないといったトラブルを防ぎ、梱包資材などのゴミを減らすメリットもあります。
そのほかにレンタルサービスを利用するメリットとして、必要なものを必要な分だけ使えることが挙げられます。
例えば展示会で使用するディスプレイは、展示会場のブースの広さや場所によって使えるものが変わってきますが、レンタルであれば展示会ごとに最適なサイズのものを必要な日数分だけ用意できます。
自社で購入した場合のコストを考えるとはるかに出費を抑えられるため、様々な展示会に出展する場合はレンタルサービスの利用がおすすめです。

レンタルする際の注意点

什器や備品をレンタルする際、映像機器などはHDMIやケーブルといった付属部品について別途自身での手配が必要な場合もありますので、レンタル会社に確認しておくと良いでしょう。
また、レンタル中の破損等が心配な場合は、保険に加入しておくと安心です。