展示会というと、大規模なホールや専用の展示会場で行うイメージがあるかもしれませんが、展示する商品やサービスによって会場を選ぶ必要があります。
最近では大勢が集まる場面を避ける意味でも、コスト削減の意味でも、自社の展示会規模に適した貸し会議室で展示会を行うケースが増えています。
今回は、貸し会議室で展示会を開催するメリットや、その方法について見ていきましょう。

貸し会議室で展示会を開催するには？

貸し会議室は、その名の通り会議を主な目的としていますが、貸し会議室の用途は多様化しており、会議室によっては展示用の設備や資材を搬入して、展示会を開催する事が可能です。
ここからは、大規模な会場で行う展示会と比較しながら、貸し会議室で展示会を開催するメリットや準備のポイントをお伝えします。

展示会を貸し会議室で開催するメリット

貸し会議室は、大規模な展示会場と比べて選択肢が多く、自由度が高いのが最大のメリットです。
展示会の内容に合った会議室の広さや、アクセスの良い場所を選択することで、多くの来客が期待できます。
大きな展示会場の場合、広すぎて無駄なスペースができたり会場使用料が高かったりしますが、展示会規模に合った会議室を選ぶことで、コスト削減も可能になります。
また、貸し会議室での展示会は、コンパクトでブースを回りやすく、ターミナル駅近くなど行きやすい会場が多いので、来場者にとってもメリットがあります。
ただし、大きなサイズの商品や重量のある展示物、温度管理の必要な展示物だと、貸し会議室には適さない可能性があるため注意が必要です。

展示会のブース作成のコツ

貸し会議室で展示会を行う場合はスペースに限りがあるため、「何をどれくらい、どのように」展示したいのか、明確にイメージしておくのがコツです。
展示に加えて商談スペースを設けるのか、ワークショップを開催するのかなど、展示以外の企画があるなら、そのスペースも加味して会議室を探しましょう。

展示会の事前準備のポイント

展示会は有効なマーケティング手段の一つですが、準備の大変さに悩む人も多いはず。
備品のレンタルはもちろん、コンシェルジュや受付代行、ケータリングサービスなど、様々なサービスが利用できるのも貸し会議室のメリットです。
展示会の内容や企画に合わせて、貸し会議室ならではのサービスを活用しましょう。