展示会への出展が決まったら、展示コンテンツの作成やブースのデザインなどと同じく力を入れたいのが、案内状の作成と送付です。
実は、案内状の内容や送付タイミング、送付方法を工夫することで、集客の面で大きな効果が得られることをご存じでしょうか。
今回は、展示会へ多くの来場者を呼び込める、訴求力の高い案内状の書き方と送付方法について解説します。

展示会に足を運びたいと思わせる案内状の書き方・送り方のポイント

たかが案内状と思われるかもしれませんが、受け取った相手の印象に残るような案内状を作成できれば、とても有効な販促ツールとなり得ます。
思わず展示会に足を運んでみたくなる展示会の案内状を送るためには、一体どのようなポイントを押さえておくべきなのか、順に説明していきましょう。

来場メリットを伝えるプラスアルファのフレーズで集客力を高める

まず、過不足のない情報をコンパクトかつわかりやすく記載することが、効果的な案内状作成に向けた第一歩です。
必ず盛り込むべき情報である展示会の開催日時、場所、問い合わせ先などは、別記としてまとめて箇条書きで明記し、目立つようにしましょう。
地図を添付したり、最寄駅を付記したりするとさらに親切です。
そして、「最新の製品を初公開」「案内状を持参された方にはノベルティをプレゼント」等、来場のメリットを伝えるフレーズを一言添えることで、集客力を一段と高めることができます。

早すぎても遅すぎてもNG！1ヶ月～2週間前には送付を

展示会の案内状は文面だけではなく、送付するタイミングも重要です。
一般的に、相手の予定が決まる直前のタイミングである、展示会の1ヶ月から2週間前頃には手元に届くように送付の手配を行いましょう。
当日までの日時に余裕をもって案内状が届けば、スケジュールを確保してもらいやすいですし、他の予定と重なってしまった場合には、もう一方の予定をリスケしてもらえる可能性もあります。
また、展示会の2～3ヶ月前から自社サイトやSNS等で出展を告知しておくと、相手の印象に残りやすく、案内状との相乗効果で展示会会場に足を運んでくれる可能性が高くなるため、一連の広報業務の流れの中に案内状送付作業を組み込むとよいでしょう。

相手に応じて手渡し・郵送・メールを使い分ける

案内状で集客力を高めるポイントの3つ目として、送付手段の工夫が挙げられます。
近年はメールやSNSなどで簡単かつスピーディーに案内状を発送できますが、手渡しや郵送といったアナログな手段の方が効果的な場合もあります。
例えば、長く付き合いのある得意先には、担当者が直接案内状を持参して手渡しすることで特別感を演出できるでしょう。
郵送する場合も、手書きのメッセージを一言添えるなどの工夫で、手渡しの場合と同様に特別感を演出できます。
一方、数多く案内状を送って幅広く集客することも必要なため、休眠客や見込み客、過去に接点があった方などには、メールやSNSを通じてコストを抑えつつスピーディーに送付するのがおすすめです。
メールで送付する場合も、文中に展示会サイトへのリンクを貼る、製品に関する資料を添付する、などの一工夫で集客力を高めることができるため、試してみるとよいでしょう。