展示会の開催が決まったら、まず考えなくてはならないのが展示会を開催する会場です。
しかし、最適な会場選びに頭を悩ませる担当者の方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、展示会会場を選ぶ際の3つのポイントについて解説していきたいと思います。

事前の情報収集と実際の下見が重要！会場選びで確認すべきポイントとは？

展示会会場を選ぶにあたっては、どんな会場でも良いというわけではなく、企業同士が有意義に商談を行える場として一定の条件を満たす会場であることが必要です。
また、人の流れが常にある展示会の会場選びでは、実際に下見をし、当日の様子を具体的にイメージしておくことも重要だといえます。
どのようなポイントに注意して会場を選べばよいのか、下見の際は何を確認すればよいのか、順に見ていきましょう。

交通アクセスのよい立地

まず、交通アクセスのよい立地であることは必須条件です。
いくら広くてきれいな会場であっても、最寄駅から遠く離れた会場では来場者が集まりにくいですし、たとえ来場してくれたとしても、「不便な場所だった」「遠くまで歩かされた」などの不満を抱かれかねないでしょう。
こうした事態を避けるためにも、最寄駅から近く、わかりやすい場所にある会場を選ぶべきです。
交通手段が限られる場所や、最寄り駅から遠い会場の場合は、自動車での来場を見越して駐車場の充実した会場を選ぶ、駅から会場までの送迎バスを手配する、などの対策を取るとよいでしょう。
さらに、わかりづらい場所にある会場を選ばざるを得ない場合は、道の途中に案内スタッフを配置するなどの配慮も必要となります。

想定する来場者数に合ったキャパシティ

広すぎず、狭すぎない、想定来場者数に見合ったゆとりあるキャパシティの会場を選ぶことも大切です。
展示会会場は広ければ広いほどよい、というものではなく、来場者数と比べて広すぎる会場だとがらんとした印象を与えてしまい、活気を感じづらくなってしまいます。
逆に、来場者数に対して狭すぎる会場だと人の往来が滞りますし、コロナ禍においては密になってしまう危険性もあるでしょう。
展示会では、来場者が自由に各ブースを歩き回るため、会場内での人の流れを想定して、動線を意識した余裕のあるスペースが必要になります。
さらに、各企業の出展スペース以外に、商談スペースや休憩スペースを設置できれば、来場者や出展企業の満足度も向上させられるでしょう。

貸出し機材・設備の充実度

ネット環境や音響設備、貸出機材などが充実しているかどうかも、会場選びの際の重要なチェックポイントです。
展示会で効率的に商談を進めるためにも、インターネット環境が整っていることは必須条件ですし、展示会会場で映像を流したりマイクを使用したりするなら、機材の性能やレンタル料金についても事前に把握しておきたいところです。
さらに、特殊な演出を考えている場合は、機材の持ち込みができるかどうかといった確認も必要になってきます。
コンセントの位置やスクリーンの見え方など、ただ図面を見ただけではわからないことも多いため、機材や設備に関しては実際に下見をして自身の目で確かめるようにしましょう。